5 façons de récupérer 25% de votre temps cette semaine!

Une des principales raisons pour laquelle les entrepreneurs francophones n’ont pas pris le temps d’améliorer leur sort en 2016 jusqu’à maintenant est le manque de temps. C’est du moins ce qu’un sondage auquel ont participé plusieurs centaines d’entrepreneurs a révélé récemment. Il y a de fortes chances que vous fassiez partie de ce groupe de personnes.  Celui qui cherchent encore à gagner du temps une fois rendu à la fin de la semaine.

On possède tous 24 heures par jour, donc 120 heures par semaine si on ne considère pas les weekends. La semaine normale de travail (du moins au Canada) est de 40 heures. Il n’est pas rare d’entendre que des entrepreneurs doivent travailler plus de 80 heures pour parvenir à atteindre leurs objectifs. Ces 5 astuces feront en sorte que vous récupérerez 25% de votre temps cette semaine. Gagner du temps, plus de 20 heures par semaine, c’est immense!

Planifiez votre semaine à l’avance

Impossible vous me dites? C’est pourtant l’exercice qu’il faut faire à l’avance. Une fois pris dans le tourbillon des occupations de la semaine, il sera trop tard pour fixer les objectifs incontournables de la semaine. On y perd le fil…

« Pour chaque minute que vous prendrez à planifiez, vous en sauverez 10 durant la semaine. »

Il faut prendre une petite demi-heure, idéalement hors des heures de travail (essayez le dimanche soir pendant que le conjoint regarde son émission préféré!), pour planifier les orientations de la semaine. Il y a sans doute des objectifs, des dossiers que vous devez ABSOLUMENT mener à terme cette semaine. On parle ici de grandes orientations. D’objectifs. Pas d’une liste de tâches! Une fois ces grandes orientations planifiées, écrites, la liste de tâches découlera jour après jour. Cette liste de tâches pourra elle aussi être écrite la veille de chaque jour question de gagner du temps quand il est temps de quitter la maison le matin!

Dites-vous que pour chaque minute que vous prendrez à planifier, vous en sauverez 10 durant la semaine. Vous n’avez pas les moyens de vous passer de ce petit 30 minutes par jour qui alignera vos efforts de toutes ces heures que vous travaillerez par la suite…

Apprenez à dire « non »

Hoooooooo!! Mais comment faire? C’est moi le « boss »! Je dois venir en aide aux employés qui le demandent. Régler les problèmes quand il y en a. Je dois aussi répondre aux clients dès qu’ils nous appellent. Heuuuuuuu NON! Ce que vous devez faire, c’est prendre le temps de déterminer de façon tout-à-fait logique et impartiale, quelles sont les situations qui nécessitent votre intervention et quelles ne le nécessitent pas.

« Apprenez à dire « non » à votre boite de courriel (essayez de désactiver les notifications, ça aide grandement) ainsi qu’à tous les imprévus qui ne sont pas vraiment urgents! »

Par la suite, déterminez lesquelles, parmi les situations qui obligent absolument que vous vous impliquiez, ont besoin d’une intervention immédiate et lesquelles peuvent attendre le prochain temps libre pour y répondre.

Parfait exemple? Les satanés courriels! On en reçoit des centaines par jour. C’est tentant de les consulter et de répondre en temps réel à tout ce qu’on reçoit. Est-ce vraiment nécessaire? Pas vraiment dans 99% des cas! Vous êtes-vous déjà dit que si quelqu’un avait besoin de votre aide dans l’immédiat, au lieu de vous envoyer un courriel, il prendrait probablement le temps de vous appeler. Ne serait-ce pas ce que vous feriez en cas d’urgence? Donc apprenez à dire « non » à votre boite de courriel (essayez de désactiver les notifications, ça aide grandement) ainsi qu’à tous les imprévus qui ne sont pas vraiment urgents!

Planifier les imprévus

Vous me direz: « Oui mais Marco, je vais t’expliquer. J’ai tellement d’imprévus qui surgissent dans une semaine que je ne peux pas planifier chaque minute ». Et vous avez raison! Mais il y a doit y avoir un moyen de prévoir l’imprévisible non? Comment?

Plutôt simple. Prévoyez des moments dans votre semaine pour régler les imprévus. Les imprévus recevront, un peu comme à l’urgence de l’hôpital, une classification. Les « rouge » sont à régler le plus rapidement possible, les « jaune » sont à régler plus tard aujourd’hui alors que les « bleu » seront remis à plus tard cette semaine. Et dites-vous que vous devez avoir besoin 4 fois plus du marqueur bleu que du rouge! En fait, obligez-vous à utiliser le bleu le plus souvent que possible. Plutôt à développer un sens critique sur les « pseudos-urgence » qui se pointent à l’horizon.

« Pourquoi ne pas informer vos collaborateurs que vous pourrez leur consacrer du temps à une ou deux périodes très précises durant la journée? »

Dans ces moments pour régler les imprévus, vous réglerez beaucoup plus de choses que vous ne le pensez. Vous vous surprendrez même avec un peu de pratique, à avoir gagner du temps de façon tellement efficace que vous allez régler les imprévus remis à demain ou à plus tard dans la semaine certains jours où vous serez particulièrement efficace.

Garder le focus

Voici le nerf de la guerre. C’est difficile, dans le flow d’activités auquel nous avons à faire face jour après jour, de garder le focus. Personnellement, j’utilise une méthode que j’appelle le 90-30-90, pour réussir à garder ce focus le plus optimal que possible. Il s’agit d’une méthode de travail qui incite à se concentrer de façon dédiée et complète sur une tâche en particulier pendant 90 minutes avant de se relâcher complètement pour 30 minutes et faire entièrement autre chose.

Vous atteignez votre focus maximum sur une tâche après 10 à 17 minutes d’engagement. Si vous êtes dérangé chaque 15 minutes en exécutant une tâche (vous savez les textos, les appels, les courriels…), vous devez recommencer à zéro cette période tampon de concentration à travers laquelle vous devez passer avant d’être revenu à une efficacité optimale.

Les gens autour de vous chercheront à capter votre attention. Ils veulent compléter leur liste de tâches de la journée pour partir la tête en paix lorsque la cloche sonnera et qu’il sera l’heure d’aller chercher les enfants à la garderie! Et c’est important qu’ils y parviennent, vous avez raison. Pourquoi ne pas informer vos collaborateurs que vous pourrez leur consacrer du temps à une ou deux périodes très précises durant la journée?

« Si quelqu’un, quelque part, peut faire une tâche à 80% aussi bien que vous ne le faites, déléguez-la! »

Forcez-les à se structurer et à ramasser leurs questions pour les poser lors de ces périodes pour qu’ils puissent eux aussi gagner du temps. Encore une fois, vous verrez que des urgences « vraiment » urgentes, il n’y en a pas tant que ça. 99% des demandes qu’ils vous font à droite et à gauche, à tout moment de la journée, peuvent facilement être reportées d’une heure ou deux sans aucun problème.

Déléguez le 80!

Vous connaissez surement la loi de Pareto, ou le principe du 80-20. Parmi la multitude de demandes qui vous arriveront durant la semaine, il devrait y en avoir seulement 20% qui reviennent vraiment sur votre bureau. L’autre 80%, vous pouvez le déléguer. En fait, vous ne pouvez pas le déléguer. Vous DEVEZ le déléguer. Et que vous soyez travailleur autonome ou un propriétaire de PME avec 200 employés, il y a moyen de le faire pour gagner du temps au maximum. En déléguant à des adjoint(e)s, des directeurs(trices), des sous-traitants. Peu importe. Il y a surement une multitude de tâches que vous pouvez déléguer sans que le résultat final soit différent. Ou si peu.

« Que ferez-vous de tout ce temps que vous récupérerez? « 

En fait, si quelqu’un, quelque part, peut faire une tâche que vous devez faire à 80% aussi bien que vous le faites, déléguez-la! Il ne vous restera qu’à réviser à la fin afin de vous assurer que le 20% qui reste pour rendre le tout parfait soit au rendez-vous, au besoin.

Il s’agit de quelque chose de très difficile à faire au départ, mais combien essentiel lorsque vous désirez acquérir de l’efficacité sur le long terme. Et en déléguant, au fil du temps, le 20% s’amenuisera pour éventuellement peut-être même surpasser votre propre 100%!! Oui Oui! L’élève qui surpassera le maitre, c’est possible même lorsqu’on parle d’efficacité au boulot! Et vous, vous deviendrez le maître à « gagner du temps »!!

Bref, prenez le temps (même si vous en avez pas). Vous en sauverez déjà dès la première semaine de mise en application de ces astuces. Mais c’est à moyen et à long terme que vous pourrez vraiment voir les bienfaits de ces trucs. Et maintenant la question que vous devez tous vous poser…

Que vais-je faire de tout ce temps que je vais récupérer?

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